Разнообразие предприятий малого бизнеса поражает. Однако, несмотря на все различия, эти компании имеют общие проблемы, связанные с использованием технологий для сохранения конкурентоспособности и повышение эффективности работы предприятия.

	СОВЕТ. Короткие интерактивные курсы обучения позволяют освоить приложения Microsoft Office. С их помощью вы научитесь выполнять самые разные задачи, от форматирования документов Word до создания баз данных Access. Дополнительные сведения .

Приходилось ли вам, как владельцу или менеджеру предприятия малого бизнеса, сталкиваться со следующими проблемами?

• Технологии меняются так быстро, что я не успеваю выбрать нужные средства и применяю те, которые уже имеются в моем распоряжении. При этом меня беспокоит, что я отстаю от технического прогресса.
  
  
• Отслеживание взаимодействия с заказчиками — постоянное испытание, с которым не справляются используемые нами технологии.
  
  
• Я и мои сотрудники тратим слишком много времени на борьбу со спамом и компьютерными вирусами.
  
  
• Мы не можем выделить значительный бюджет на маркетинговые кампании, но я знаю, что реклама имеет важное значение в конкурентной борьбе.
  
  

Если подобные мысли не дают вам спокойно спать по ночам, воспользуйтесь следующими рекомендациями.

Выбор решений, обеспечивающих конкурентные преимущества

Microsoft Office — наиболее широко используемое офисное программное обеспечение в мире. Это лучшая отправная точка для тех, кто хочет повысить эффективность работы своего предприятия с помощью технологий.

Новая версия Microsoft Office Small Business Edition 2003 специально предназначается для предприятий со штатом 1-25 сотрудников. Она включает наиболее часто используемые программы: Word, Excel, PowerPoint и Publisher, а также новый Outlook с Диспетчером контактов, помогающий управлять бизнес-контактами и возможностями сбыта. Это первая версия Office, предназначенная специально для предприятий малого бизнеса, поэтому в нее включен ряд функций для решения проблем, стоящих перед владельцами и менеджерами компаний.

Отслеживание взаимодействия с заказчиками

Новый Диспетчер контактов для Microsoft Office Outlook 2003 применяется для централизованного управления контактами, возможностями сбыта и партнерами. Кроме того, каждое сообщение электронной почты, отправляемое заказчику, который был ранее зарегистрирован в программе Outlook, привязывается к соответствующему партнеру. В результате при просмотре сведений о партнере отображается список сообщений электронной почты, отправленных ему и полученных от него.

Outlook 2003 с Диспетчером контактов также обеспечивает следующие возможности:

• Связывание документов, сообщений электронной почты, заметок, встреч и задач с записями контактов и возможностей сбыта.
  
  
• Просмотр истории взаимодействия с партнером одним щелчком мыши.
  
  
• Более эффективное управление потенциальными клиентами в рамках цикла продаж за счет отслеживания таких важных сведений, как потенциальный размер прибыли и вероятность заключения сделки.
  
  
• Создание отчетов для определения приоритета возможностей сбыта и последующего учета
  
  

Освоение Диспетчера контактов для Outlook 2003 требует минимальных усилий, поскольку вы работаете со знакомым интерфейсом Outlook.

Уменьшение объемов нежелательной электронной почты и защита от вирусов

Удаление спама отнимает время, которое можно употребить на решение важных задач. Улучшенный фильтр почты в программе Outlook 2003 позволяет сократить простои, связанные с обработкой спама. Также можно добавлять адреса электронной почты в список надежных отправителей, список надежных получателей и список заблокированных отправителей для более гибкой настройки фильтрации нежелательной почты.

Фильтр нежелательной электронной почты Outlook также обеспечивает следующие возможности:

• Настройка уровня защиты для обеспечения максимальной безопасности (например, можно задать получение сообщений только от надежных отправителей).
  
  
• Регулярное обновление фильтра на веб-узле Office Online.
  
  
• Блокировка изображений, содержащихся в сообщениях HTML и применяемых распространителями спама в качестве веб-маяков для сбора сведений о пользователях.
  
  

Outlook 2003 также помогает защититься от вирусов, включая макровирусы, распространяемые как вложения электронной почты.

Реклама компании

Для рекламы компании или предлагаемых ею услуг без больших финансовых издержек можно воспользоваться средствами, доступными в Microsoft Office Small Business Edition 2003. Ниже перечислены некоторые них:

• Электронные бюллетени. Можно выбрать шаблон оформления в программе Publisher и воспользоваться функцией слияния для адресной рассылки электронных бюллетеней или персонализированных сообщений электронной почты основным заказчикам.
  
  
• Брошюры и открытки. С помощью шаблонов, доступных в программе Publisher 2003, можно создавать профессионально оформленные маркетинговые материалы, в том числе визитные карточки, брошюры и электронные бюллетени. Все эти материалы можно настраивать, включая в них необходимые сведения о компании, эмблемы и цветовые схемы.
  
  
• PowerPoint. С помощью удобных шаблонов в программе PowerPoint можно создавать эффектные презентации для банкиров, заказчиков и сотрудников отделов сбыта.
  
  

Применение передовых технологий в бизнесе помогает победить в конкурентной борьбе.